编者按：在职场上所有令人身心疲惫的事情中，低效拖沓的会议绝对算一项。疫情使得线上会议更加普及，而线上会议中人们更难保持专注，这就进一步加重了会议组织的难度。如何组织一场高效的会议？作者从团队实践中获得启发，在此与读者分享。本文来自编译。

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低效率的会议是我职业生涯中最大的烦恼之一，仅次于优柔寡断。近年来，尽管职场上技术更新换代，但糟糕会议的数量似乎有增无减。这个令人沮丧的现状启发了我，让我分享自己过去四年里带领团队的经验，希望我们都可以更好地计划每一场会议。

首先我将总结一下糟糕的会议会带来什么损失，然后分享我们作为会议参与者和协调者，应该参加会议的次数和优先级。

糟糕的会议的成本有多大？

大多数人都经历过糟糕的会议：在最后一分钟才进入会场、会议缺乏目的和准备、参与者角色混乱、步骤不明确、缺乏果断的后续行动，等等。

其结果就是：每个参会者都感到非常沮丧。

鉴于在过去的半个世纪里，会议的数量增加了一倍多（而且还在增加），糟糕会议的成本也会随之增加：有时候我们别无选择，只能在一天的工作结束后，甚至在周末期间赶工。这种做法会带来滚雪球效应，包括倦怠、愤世嫉俗、难以集中注意力……而这种消极状态变相使得雇主的用人成本增加。

组织不善的会议除了参与者感到烦躁和困惑之外，也会造成金钱上的损失。Doodle 公司在 2019 年的一项研究中计算出，仅在美国、英国、德国和瑞士的公司中，就有高达 5410 亿美元的员工时间损失。其中三分之二的会议被认为是 “不必要的” 和 “浪费时间的”。根据这份报告，大约有 240 亿个小时的无用会议本可以被更好地利用。

一些常见的会议陷阱｜图片来自 Doodle《2019年会议状况报告》

2019 年以前就难以组织一场高效的会议，疫情后远程工作的趋势为组织会议增加了新的挑战。在疫情期间，线上会议的数量大幅增加，与此同时高效的会议变得更加遥不可及。根据相关研究，人们难以让一个庞大的群体长时间保持专注。

结构不合理、会议时间错乱、效率不高是线上会议的三大病症。加之线上会议需要更多思考和大量的准备，所以参会者很容易患上 “Zoom 疲劳症”。成功的线上会议还需要一名富有经验的协调人，否则会议有可能只会制造噪音而已。

好的会议从一个好的问题开始

生活中几乎所有的事情，包括会议，都可以通过提出正确的问题而变得更容易组织。

如何问问题也有技巧，以讨论招聘流程为例，请对比下面两个问题：

第一个问题：“我们要讨论招聘团队建设的投入问题。我们需要投入什么？”

第二个问题：“想象一下，我们即将组建自己的招聘团队。我们需要什么样的信息？”

显然，第一种问题更加直截了当，也是大多数人会问出的问题。然而，这种问题往往会使与会者无所适从，从而产生令人尴尬的停顿，或者使答案缺少广度。

相比之下，第二类问题就要好得多，它迫使与会者参与其中，思考流程。

此外，第二个问题还胜在细节，它的语言更加简单、亲切；它是以行动为导向的；它是一个开放式问题。

想要提出质量更高的问题，可以从一些短语开始，比如 “想象一下/想一想/如果说”。此外，可以描述一些场景，增强代入感，给参会者一些启发。如果以上两点都能做到，那么可以再提出直截了当的问题。

动词选择

参会时，选择正确的动词是很重要。有时候，为了最大程度上听取参会者的想法，主持人需要在语言上启发他们。

这些词汇包括但不仅限于：

• “可以”，“我们可以做什么……”

• “应该”，“我们应该怎么做……”

• “必须”，“我们一定要做什么……”

• “即将”，“那些事情是我们最先将要做的……”

一些动词可以激发人们的思考

当你提出问题后，小组就会回应。

有些答案正是你想要的，有些答案则和问题无关。在第二种情况下，要学会重新表述问题或者重新阐释回答，即使这意味着延长会议时间。质量和速度不成正比，这一点在会议上也适用。

一些重新表述语句时可以用到的短语

抛出想法

为了增强认同感和凝聚集体智慧，需要最大可能让团队参与创造想法或解决方案，而不是将现成的答案强加给他们。

如果你心中已经有了一个解决方案，而你的团队忽略了这种方案，你可以将自己的想法提出来，要求参与者了解它的优势，并用他们自己的语言记录下来。

你可以将想法说成一个问题，比如 “如果……呢？” “那么（这个方案）怎么样呢？”

向团队讲述这种方案的好处，引导他们权衡利弊：“你觉得这个方案有什么好处/利弊呢？”

最后，要求团队用他们自己的话重新表述或修正方案：“你希望我如何记录这个想法呢？”

会议的 8 个要素

在制定会议之前，你可以问问自己，你希望在人们在参与会议之后，会在头脑中（知识）、心中（信念）、手中（行动和结果）获得什么新的内容。

人们之所以参加会议，是因为希望能在会议后获得相应的信息和方法。一场高质量的会议，一定会有以下几个明确的因素：

• 目的：本次会议的举办原因或者目的

• 结果：本次会议的结果或成功标准

• 参与者：需要谁参与，他们的观点都是什么

• 可能出现的问题：可能使会议偏离主题的种种因素

• 会议流程

以下是我在准备会议时列出的详细清单，供大家参考：

基本的会议规则

基本的规则和礼仪是良好会议必不可少的一部分。长期合作愉快的人，会毫不犹豫地遵守这些基本规则。

对于新成立的小组，有一套约定俗成的规则并不容易。以下是我和团队达成一致的基本规则，可以供大家参考：

• 每个人都要发言

• 大家轮流发言

• 学会表态、表决

• 学会提问

• 专注于问题本身，减少与问题无关的讨论

• 尊重他人，不在会议期间查看邮件或做自己的事

• 遵守时间

不是每个公司都有一套成体系的会议标准，这需要参会者之间培养默契。但无论怎样，这些标准的核心就是：让与会者真正参与其中。

结论

不加准备的会议就是浪费时间，它不仅是个人的负担，也会对公司造成损失。所以，早日将成员从低效的会议中解放出来，才能让企业有更长远的发展。